Sebagai organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) berbasis ISO 9001:2008, maka Unit TIK UB secara berkala menjalani evaluasi terhadap implementasi SMM ISO 9001:2008 oleh pihak eksternal, yaitu, badan sertifikasi ISO Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA). Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dilakukan untuk seluruh unit kerja di UB.

Proses sertifikasi SMM ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja di UB dimulai dengan kegiatan sosialisasi kepada semua unit kerja. Sosialisasi dilakukan secara bertahap dan berjenjang, untuk UKPA dan UKPPA, serta untuk pimpinan, MR dan kepala bagian. Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 di UB menggunakan jasa badan sertifikasi ISO yang sama, yaitu Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA), sehingga nomor sertifikat yang dipakai adalah sama dengan yang didapat PJM, yaitu JKT6003728. Hal ini sesuai kesepakatan antara UB dan LRQA bahwa sertifikasi SMM ISO 9001:2008 merupakan extension dari sertifikasi di PJM. Untuk mensukseskan program sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ini dibentuk Tim Sertifikasi yang terdiri dari Rektor, Pembantu Rektor, Staf Ahli, PJM, pimpinan dan MR setiap unit kerja di UB.

First stage assessment SMM ISO 9001:2008 dilaksanakan pada tanggal 27 dan 28 Juni 2011, sedangkan second stage assessment dilaksanakan pada 11-14 dan 17-19 Oktober 2011. Unit kerja yang menjadi obyek sampling audit terdiri dari 5 UKPA (FEB, FP, FT, FK, FMIPA) dan 12 UKPPA (BAU, BAPSI, BAK, BAAK, LPPM, LP3, LSIH, TIK, SPI, PJM, JPC, Poliklinik). Pada first stage assessment, asesor LRQA yang terlibat ada 5 orang, 1 orang AUT dan 1 orang expert. First stage assessment dan second stage assessment melibatkan asesor LRQA yang terlibat ada 6 orang dan 1 orang AUT.

First surveillance SMM ISO 9001:2008

Selama tiga hari (9 s.d 11 Mei 2012) team assessor LRQA melakukan kunjungan ke 19 unit kerja (7 fakultas dan 12 unit kerja penunjang) dan mendapatkan temuan atau catatan untuk perbaikan layanan di UB. Berdasarkan hasil 1st surveillance SMM ISO 9001:2008, Universitas Brawijaya mendapatkan rekomendasi team assessor LRQA untuk tetap memiliki sertifikat ISO 9001:2008 No.JKT6003728.

Berdasarkan hasil 1st surveillance SMM ISO 9001:2008, pada unit TIK terdapat temuan dengan tingkat “Potential Major NC” yaitu berkaitan dengan sasaran mutu dimana tujuan untuk mengukur service level agreement (SLA) koneksi internet telah ditetapkan, namun laporan ringkasan belum siap sekalipun data mentah sudah tersedia. Perbaikan dari temuan ini akan dievaluasi pada 2nd surveillance SMM ISO 9001:2008. Detail hasil temuan untuk Unit TIK adalah sebagai berikut :

Second surveillance SMM ISO 9001:2008

Second surveillance SMM ISO 9001:2008 dilaksanakan pada 11 – 19 Oktober 2011. Berdasarkan hasil 1st surveillance SMM ISO 9001:2008 pada unit TIK terdapat temuan dengan tingkat “Potential Major NC” untuk sasaran mutu. Pada 2nd surveillance SMM ISO 9001:2008 telah dilakukan perbaikan dan status temuan close. Detail hasil tindakan perbaikan berdasarkan temuan pada 1st surveillance untuk Unit TIK adalah sebagai berikut :

Pada 2nd surveillance SMM ISO 9001:2008 terdapat beberapa temuan minor dari auditor diantaranya :

  1. Survei kepuasan pelanggan telah dilakukan tetapi perlu ada kesimpulan dan analisa atas hasil survei.
  2. E-complaint telah diimplentasikan namun perlu dipertimbangkan untuk membuat sistem filtering di sistem E-complaint. Tindak lanjut penanganan keluhan dari unit kerja atau fakultas dapat diterapkan dengan menggunakan softcopy.
  3. Perlu dipertimbangkan untuk memonitor suhu ruang server dan merekamnya.
  4. Perlu dipertimbangkan untuk menyimpan back up data di gedung lain untuk alasan keselamatan dan keamanan.

Detail hasil temuan pada 2nd surveillance untuk Unit TIK adalah sebagai berikut :